Diolch am eich cwyn am Gynghorydd

Diolch am eich cwyn bod Cynghorydd wedi torri Cod Ymddygiad eu hawdurdod ar gyfer Aelodau.  Bydd llythyr cydnabod ffurfiol yn cael ei anfon atoch o fewn wythnos.

Byddwn yn awr yn ystyried eich cwyn ac yn rhoi gwybod i chi maes o law a yw’r Ombwdsmon yn bwriadu ymchwilio i’r gŵyn.  Efallai yr hoffech ystyried ein taflen ffeithiau, ‘Y Cod Ymddygiad – Beth rydym ni yn ei wneud ar ôl cael eich cwyn‘, sy’n esbonio ein gweithdrefnau cwyno ac adolygu.

Dylech fod yn ymwybodol y gallai datgelu manylion y gŵyn hon i’r wasg neu’r cyfryngau lleol ragfarnu unrhyw ymchwiliad gan yr Ombwdsmon.  Os ydych hefyd yn Gynghorydd, gall datgeliad o’r fath hefyd fod yn gyfystyr â thorri’r Cod Ymddygiad.

Felly, gofynnwn i chi beidio â thrafod y gŵyn hon â neb ar wahân i’ch cynghorydd cyfreithiol neu gynghorydd arall yn ystod cyfnod unrhyw ymchwiliad.    Fodd bynnag, mae’n bosib y bydd manylion y gŵyn, yn cynnwys y canlyniad, ar gael yn gyhoeddus ar ôl i unrhyw asesiad ac/neu ymchwiliad gan yr Ombwdsmon ddod i ben.

Sylwch hefyd, dim ond unwaith y bydd yr Ombwdsmon wedi penderfynu a fydd ymchwiliad yn cael ei gynnal ai peidio y bydd yr Aelod y cwynoch amdano yn cael gwybod am eich cwyn.

Mae’n well cysylltu â ni trwy e-bost pryd bynnag y bo modd.  Os ydych yn aros am e-bost gennym ac nad ydych wedi’i dderbyn, gwiriwch eich negeseuon e-bost sothach neu sbam yn gyntaf gan y gall negeseuon e-bost fynd yno.

Yn unol â’n Safonau Gwasanaeth, byddwn yn cyfathrebu yn effeithiol â chi.   Mae ein taflen wybodaeth ‘Cyfathrebu â chi am eich cwyn’ yn egluro sut y byddwn yn cyfathrebu â chi, a’r hyn y gallwch ei ddisgwyl gennym.

Gofynnwn hefyd i chi drin ni yn gwrtais a chyda pharch ac urddas.  Caiff ein disgwyliadau o ran sut yr ydych yn cyfathrebu â ni eu hegluro yn ein taflen wybodaeth.

Rydym am ei gwneud yn hawdd i bawb ddefnyddio ein gwasanaethau.  Gallwn newid y ffordd rydym yn cyfathrebu â chi yn dibynnu ar eich anghenion.  Rhowch wybod i ni beth yw eich anghenion, a byddwn yn gwneud ein gorau i helpu.

Mae gennym gyfrifoldeb cyfreithiol i ymchwilio i gwynion am gynghorwyr yng Nghymru.  Pan fyddwn yn ymchwilio i’ch cwyn byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch.  Efallai y bydd angen i ni hefyd gasglu gwybodaeth amdanoch gan eraill.

Rydym yn cadw gwybodaeth amdanoch mewn cofnod achos ar ein cronfa ddata cwynion, sy’n cael ei gadw am 10 mlynedd o’r dyddiad y byddwn yn cau’r gŵyn.  Yna byddwn yn dileu eich gwybodaeth bersonol o’r cofnod achos gan adael gwybodaeth sylfaenol am y gŵyn ar ôl.  Mae angen y wybodaeth sylfaenol hon arnom i greu adroddiadau o’r gronfa ddata fel y gallwn astudio tueddiadau cwynion.

Sut bynnag yr hoffech gyfathrebu â ni, rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich gwybodaeth.  Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd ar ein gwefan yn esbonio mwy wrthych am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol – https://www.ombwdsmon.cymru/hysbysiad-preifatrwydd/.  Os hoffech gopi papur rhowch wybod i mi.

Rydym am sicrhau bod pobl sy’n defnyddio ein gwasanaeth yn cael eu trin yn gyfartal ac nad ydym yn gwahaniaethu yn erbyn unrhyw un yn ddiarwybod.  Rydym hefyd yn parchu ein dyletswyddau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.  Rydym yn eich gwahodd i lenwi ein harolwg monitro cydraddoldeb sydd ar gael yn https://uk.surveymonkey.com/r/ZDDHB96.  Mae hyn yn ein helpu i gasglu gwybodaeth am gydraddoldeb yr ydym yn ei ddefnyddio i chwilio am feysydd i’w gwella, gan gynnwys sut y gallwn leihau unrhyw rwystrau i fynediad.  Mae’r arolwg yn cymryd oddeutu 3 munud i’w gwblhau.   Os hoffech gopi papur rhowch wybod i ni.

Rhowch wybod i ni os hoffech dderbyn yr arolwg cydraddoldeb mewn ffordd wahanol – gallai hwn fod mewn print bras neu mewn iaith arall.  Gallwn hefyd drefnu i gwblhau’r arolwg hwn gyda chi dros y ffôn.   Os hoffech unrhyw un o’r dewisiadau hyn, cysylltwch â ni ar 0300 790 0203.

Ni fydd eich cwyn yn cael ei heffeithio os ydych chi’n cwblhau’r arolwg neu beidio.  Ni fydd unrhyw aelod o staff sy’n asesu neu’n ymchwilio i’ch cwyn yn gweld eich ymateb.

Mae manylion am sut rydym yn prosesu eich gwybodaeth cydraddoldeb yn ein Hysbysiad Preifatrwydd.  Caiff yr arolwg cydraddoldeb ar-lein ei redeg gan SurveyMonkey, ac mae eu Hysbysiad Preifatrwydd ar gael ar eu gwefan.