Cwynodd achwynydd am yr oedi cyn cynnal cyfarfod ynghylch cwyn y cytunwyd arni, a’r ffaith nad oedd y Ganolfan Feddygol wedi cadw recordiadau dros y ffôn, yr oedd yr achwynydd o’r farn y byddai’n darparu tystiolaeth i ategu eu cwyn. Cwynodd yr achwynydd hefyd fod y Ganolfan Feddygol wedi cyfeirio at gynnwys gwybodaeth bersonol hynod sensitif mewn ymateb ysgrifenedig i’w cwyn.
Canfu’r Ombwdsmon, er bod yr oedi cyn y cyfarfod cwyno a gynhaliwyd yn rhesymol, y dylai’r Ganolfan Feddygol fod wedi cadw’r recordiadau ffôn oherwydd ei bod yn gwybod bod cwyn yn parhau. Rhannodd yr Ombwdsmon bryder yr achwynydd am yr wybodaeth bersonol hynod sensitif a gynhwyswyd yn y llythyr ymateb i gŵyn, gan nodi nad oedd yr achwynydd wedi cyfeirio at hyn yn ei gŵyn o gwbl, a byddai wedi peri gofid i’r achwynydd ddarllen hwn fel rhan o’r ymateb i’w gŵyn. Canfu’r Ombwdsmon hefyd nad oedd y Ganolfan Feddygol wedi sôn am wasanaeth yr Ombwdsmon, er bod gofyniad cyfreithiol i lythyrau ymateb i gwynion gyfeirio achwynwyr at yr Ombwdsmon.
Cytunodd y Ganolfan Feddygol i ymddiheuro i’r achwynydd ac i gynnig taliad o £100 iddynt am yr amser a’r drafferth a brofwyd wrth gyflwyno eu cwyn i’r Ombwdsmon, o fewn 1 mis. Cytunodd hefyd i sicrhau bod yr holl lythyrau templed a oedd yn ymateb i gwynion yn cydymffurfio â rheoliadau Gweithio i Wella’r GIG o fewn 3 mis.
