Mae ein gwaith yn cynnwys ymdrin fel mater o drefn â gwybodaeth bersonol sy’n gyfrinachol ac yn sensitif, sy’n cynnwys cofnodion iechyd a gwybodaeth sensitif arall.
Yn gyffredinol, byddwn yn cyfathrebu â chi drwy’r cyfeiriad e-bost a ddarparwyd gennych oni bai eich bod yn dweud wrthym yn wahanol.
Ers 17 Ionawr 2022, rydym wedi symud i e-bost Microsoft 365. Mae hyn yn gwella ein diogelwch e-bost ac yn dileu’r angen i ni ddefnyddio Egress i amgryptio ein gohebiaeth. Gobeithiwn y bydd y symudiad hwn yn mynd i’r afael â’r adborth gan lawer o’r cyrff yn ein hawdurdodaeth ac achwynwyr unigol oedd yn aml yn ei chael yn anodd defnyddio Egress i gyfathrebu â ni.
Os byddwn yn gohebu â chi drwy e-bost, byddwn yn anfon atoch unrhyw wybodaeth bersonol gyfrinachol neu sensitif gan ddefnyddio e-bost diogel wedi’i amgryptio trwy e-bost Microsoft 365. Mae hyn yn angenrheidiol i ddiogelu cynnwys y deunydd. Gallwch gyrchu’r e-bost wedi’i amgryptio yn awtomatig os oes gennych gyfrif Microsoft Office 365. Os nad oes gennych gyfrif Microsoft Office 365, gallwch gyrchu’r e-bost wedi’i amgryptio drwy ddewis ‘mewngofnodi â chod pas un-amser’ pan fyddwch yn agor yr e-bost. Bydd y cod pas un tro hwn yn cael ei e-bostio atoch y gallwch ei ddefnyddio wedi hynny i gyrchu’r e-bost.
Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch cyrchu negeseuon e-bost wedi’u hamgryptio a anfonwyd gan y swyddfa hon, gallwch gysylltu â’n tîm TG ar itc@ombwdsmon-cymru.org.uk