Yr hyn a wnawn pan dderbyniwn eich cwyn am ymddygiad cynghorydd lleol

Mae’r daflen ffeithiau hon yn esbonio beth sy’n digwydd ar ôl i chi gwyno i ni am ymddygiad cynghorwr lleol. Mae hyn yn cynnwys aelodau ac aelodau cyfetholedig o

• awdurdod lleol
• cynghorau cymuned
• awdurdodau tân ac achub
• awdurdodau parciau cenedlaethol a
• Paneli’r Heddlu a Throseddu yng Nghymru.

Rydym yn esbonio yma sut y gallwn deilio â’ch cwyn.

Rydym am ei gwneud hi’n hawdd i bawb ddefnyddio ein gwasanaethau. Ni allwn eirioli ar eich rhan ond gallwn eich cyfeirio at sefydliad a allai helpu. Gallwn hefyd newid y ffordd rydym yn cyfathrebu â chi yn dibynnu ar eich anghenion. Rhowch wybod i ni beth yw eich anghenion, a gwnawn ein gorau i helpu. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am sut y gallwn eich cefnogi yma.

Caiff pob cwyn newydd ei hystyried gan ein Tîm Cod Ymddygiad. Byddwn yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi derbyn eich cwyn.

Yna, byddwn yn ystyried y gŵyn ac unrhyw wybodaeth ategol yn erbyn prawf dau gam.

Yn ystod y cam cyntaf, rydym yn ystyried a yw’r dystiolaeth yn awgrymu bod y cod ymddygiad wedi’i dorri mewn gwirionedd.

Yn ystod yr ail gam, rydym yn ystyried, os profir, a yw’r achos honedig o dorri’r cod yn ddigon difrifol ac a yw cynnal ymchwiliad er budd y cyhoedd.

Er enghraifft, byddwn yn ystyried:

• a yw cynghorydd wedi mynd ati’n fwriadol i geisio sicrhau budd personol i’w hun neu i rywun arall ar draul y cyhoedd
• a yw cynghorydd wedi camddefnyddio sefyllfa o ymddiriedaeth
• a yw’r ymddygiad dan sylw wedi’i gymell gan unrhyw ffurf o wahaniaethu
• a oes angen i ni ymchwilio er mwyn cynnal ffydd y cyhoedd mewn cynghorwyr lleol
• a fyddai ymchwilio yn ddewis cymesur.

Pan fyddwn wedi derbyn digon o wybodaeth i asesu eich cwyn, ein nod yw dweud wrthych o fewn chwe wythnos a ydym yn bwriadu ymchwilio i’ch cwyn ai peidio. Fodd bynnag, pan nad yw’n bosib, rhown wybod i chi.

Os nad yw cwyn yn bodloni’r prawf dau gam, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio pam na fyddwn yn ymchwilio.

Byddwn hefyd yn anfon copi o’n penderfyniad at y cynghorydd dan sylw, y Swyddog Monitro (a fydd, efallai, yn ei rannu gyda’u Pwyllgor Safonau) a’r Clerc (os yw’r cynghorydd yn perthyn i Gyngor Tref neu Gymuned).

Os penderfynwn ymchwilio i’ch cwyn, bydd un o’n Swyddogion Ymchwilio yn cynnal yr ymchwiliad. Byddwn yn ysgrifennu atoch chi a’r partïon eraill sy’n ymwneud â’r gŵyn i gadarnhau ein penderfyniad i ymchwilio.

Byddwn hefyd yn anfon copi o’r gŵyn at y cynghorydd dan sylw, Swyddog Monitro’r awdurdod perthnasol a’r Clerc (os yw’r cynghorydd yn perthyn i Gyngor Tref neu Gymuned).

Ar y cam hwn, fel arfer, bydd y Swyddog Ymchwilio yn cael tystiolaeth bellach, fel dogfennau, unrhyw ddatganiadau tyst a thystiolaeth y gall fod eu hangen gan drydydd parti a gwybodaeth gan y cynghorydd sy’n destun ymchwil. .

Mae pob ymchwiliad yn amrywio. Er y gallai fod angen cyfweld â’r bobl dan sylw, gallwn gwblhau rhai achosion drwy ystyried dogfennau’n unig.

Ein nod yw cwblhau pob ymchwiliad o fewn 12 mis, ond rydym yn cwblhau y rhan fwyaf ohonynt yn gynt na hyn. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am hynt yr ymchwiliad.

Os byddwn, am unrhyw reswm, yn penderfynu bod rhaid i ni roi’r gorau i’n hymchwiliad, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro pam.

Fel rheol, rydym yn cynnal ymchwiliadau’n breifat. Felly,  gofynnwn i chi beidio â chysylltu, na thrafod, manylion y gŵyn neu unrhyw wybodaeth y byddwn ni’n ei rhannu â chi, gydag  unrhyw dystion posibl neu bobl a allai fod yn rhan o’r mater, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, i osgoi unrhyw ragfarn i’r ymchwiliad. I gynghorwyr, gall datgelu manylion ein hymchwiliad fod yn gyfystyr â thorri’r Cod Ymddygiad.

Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom, byddwn yn ysgrifennu adroddiad neu hysbysiad o benderfyniad yn nodi’r dystiolaeth yr ydym wedi’i hystyried a’r casgliadau yr ydym wedi’u ffurfio.

Os penderfynwn nad oes tystiolaeth o dorri’r Cod Ymddygiad, byddwn yn cau’r ymchwiliad ac yn ysgrifennu at bob parti i esbonio pam.

O dan rai amgylchiadau, gallwn benderfynu na ddylid cymryd camau pellach. Gallwn hefyd gyfeirio’r gŵyn unwaith eto at Swyddog Monitro’r awdurdod perthnasol i ystyried a yw ymchwiliad lleol pellach yn briodol.

Os ydym yn canfod bod cwyn wedi’i chyfiawnhau, ac rydym o’r farn bod hynny er budd y cyhoedd, gallwn ei chyfeirio at Bwyllgor Safonau’r awdurdod dan sylw, neu at dribiwnlys wedi’i gynnull gan Banel Dyfarnu Cymru. Unwaith y gwnawn hynny, y cyrff hyn sy’n gwneud y penderfyniad terfynol am y gŵyn ac ynghylch a fu achos o dorri’r Cod.

Byddwn yn rhoi gwybod i chi am ein casgliadau, ac efallai y byddwn yn anfon atoch grynodeb o’r adroddiad er gwybodaeth i chi. Byddwn hefyd yn anfon copi o’n hadroddiad at y cynghorydd dan sylw. Mae fersiwn llawn yr adroddiad yn aros yn gyfrinachol nes bod y Pwyllgor Safonau neu’r tribiwnlys yn gwneud penderfyniad ar y gŵyn.

Wedi i ni

• benderfynu na fyddwn yn ymchwilio i gŵyn yn erbyn cynghorydd, neu
• benderfynu ar ôl ymchwilio nad oes tystiolaeth sy’n cefnogi achos o dorri’r Cod Ymddygiad, neu nad yw cymryd camau pellach yn briodol,

daw ein tasg i ben i bob diben, ac rydym yn cau ffeil y gwŷn.

Ni wnawn ailagor achos dim ond am eich bod chi’n anghytuno â’n penderfyniad. Fodd bynnag, gallwch ysgrifennu atom o fewn ugain diwrnod gwaith i ofyn i ni adolygu eich achos.

Gallwch ofyn am yr adolygiad hwn os:

• oes gennych dystiolaeth newydd sy’n berthnasol i’w dangos i ni; neu
• gallwch ddangos nad ydym, wrth wneud ein penderfyniad, wedi rhoi ystyriaeth briodol i’r wybodaeth a gawsom yn flaenorol.

Bydd ein Rheolwr Adolygu yn ystyried a oes sail i adolygu eich cwyn ac a oes angen i ni wneud unrhyw beth pellach.

Ar adegau anodd neu drafferthus, gall rhai pobl ymddwyn yn groes i’w cymeriad. Efallai y bu amgylchiadau trist neu ofidus yn arwain at y gŵyn. Nid ydym yn ystyried ymddygiad fel un annerbyniol dim ond am fod rhywun yn rymus neu’n benderfynol.

Rydym yn credu y dylai pob achwynydd fod â’r hawl i gael eu clywed, eu deall a’u parchu. Fodd bynnag, mae’r un hawliau yn berthnasol i’n staff. Felly, disgwyliwn i chi fod yn gwrtais a foesgar wrth ymwneud â ni. Ni fyddwn yn cydymddwyn ag ymddygiad ymosodol neu amharchus, nac orchmynion neu ddyfalbarhad afresymol.