Cod Ymddygiad - Taflen ffeithiau i aelodau sy'n cael eu cyfweld

Mae’r daflen ffeithiau hon yn esbonio sut bydd ein staff yn gweithredu wrth gynnal cyfweliadau ag aelodau etholedig sy’n destun ymchwiliad dan weithdrefn gwyno’r Cod Ymddygiad.

Cynhelir cyfweliadau wyneb yn wyneb fel arfer, ond mewn amgylchiadau eithriadol efallai y gofynnir i chi ddarparu atebion ysgrifenedig i gyfres o gwestiynau ysgrifenedig.

Bydd yr Ymchwiliwr yn gwneud recordiad digidol o’r cyfweliad i wneud yn siŵr bod eich tystiolaeth yn cael ei chofnodi’n gywir.  Dylech fod yn barod i ateb unrhyw gwestiwn a ofynnir i chi.  Cewch gyfle hefyd i roi sylwadau sy’n berthnasol i’r ymchwiliad yn eich barn chi, ac y dylen eu hystyried wrth gyrraedd ei benderfyniad ynghylch y gŵyn.

Byddai’n ddefnyddiol pe gallech nodi unrhyw bryderon sydd gennych, neu enwi unrhyw dystion rydych chi’n teimlo y dylid cysylltu â nhw yn gynnar yn yr ymchwiliad, er mwyn i’r rhain gael eu datrys neu eu hystyried yn brydlon.  Efallai y bydd methu â chydymffurfio ag unrhyw gais a wneir gan yr Ymchwiliwr i ddod i gyfweliad mewn cysylltiad ag ymchwiliad yn cael ei ystyried fel torri’r Cod.

Rydym yn gwerthfawrogi y gallai cyfweliadau achosi pryder weithiau.  Gan hynny, mae croeso i chi gael rhywun gyda chi.  Gallwch ddod â chynrychiolydd cyfreithiol gyda chi neu rywun arall i’ch cefnogi.  Os ydych yn dymuno cael rhywun yn bresennol yn y cyfweliad i’ch cefnogi chi, rhowch wybod mewn da bryd i’r Ymchwiliwr pwy fydd yr un ddaw gyda chi.  Ni ddylai’r unigolyn hwn fod yn rhywun sy’n gysylltiedig â’r ymchwiliad; yr unig reswm y mae ef neu hi yno yw bod yn gefn i chi ac nid i ateb cwestiynau drosoch.  Caiff cyfweliadau eu cofnodi bob amser.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn deall pwrpas y cyfweliad.  Dylech fod wedi cael manylion am y gŵyn sy’n nodi’r hyn yr ydym yn ymchwilio iddo, ynghyd â chopi o’r dystiolaeth berthnasol a gasglwyd.  Os oes gennych chi bapurau – fel llythyrau neu ddyddiaduron neu’r ffeil ffurfiol y mae’r gŵyn yn ymwneud â hi – a allai, yn eich barn chi, fod yn berthnasol i’r cyfweliad, ewch â nhw gyda chi.  Os oes gennych nodiadau a wnaethoch pan ddigwyddodd y materion sy’n destun ymchwiliad, fe allai’r rhain helpu’r Ymchwiliwr.

Yn ogystal â dogfennau perthnasol, dylech wneud yn siŵr bod unrhyw eitem arall y gallai fod ei hangen arnoch chi yn ystod y cyfweliad gennych, er enghraifft sbectol ddarllen, cymhorthion clyw neu feddyginiaeth (mewnanadlyddion ac ati).  Oni bai eu bod yn gwbl angenrheidiol, dylech hefyd wneud yn siŵr bod unrhyw ffôn symudol neu ddyfais dabled wedi ei diffodd drwy gydol y cyfweliad er mwyn sicrhau na fyddant yn tarfu ar y cyfweliad.

Rhowch wybod i’r Ymchwiliwr cyn y cyfweliad am ofynion arbennig sydd gennych, gan gynnwys gofynion sy’n codi o unrhyw rai o’r nodweddion gwarchodedig a ddiffinnir yn Neddf Cydraddoldeb 2010 (fel y’i diwygiwyd) e.e. unrhyw anabledd neu ystyriaethau crefyddol.  Cewch gyfle hefyd i gynnal eich cyfweliad yn Gymraeg os hoffech wneud hynny.

Er y bydd gan yr Ymchwiliwr amserlen ac y bydd yn ceisio cadw at yr amserlen honno, weithiau gall cyfweliadau gymryd mwy o amser.  Gan hynny, dylech sicrhau eich bod yn ystyried hyn wrth gynllunio unrhyw beth yn syth ar ôl yr amser a bennwyd ar gyfer gorffen y cyfweliad.

Yn ogystal, efallai y bydd yr Ymchwiliwr yn ysgrifennu nodiadau yn y cyfweliad ac yn gofyn i chi lofnodi’r rhain a nodi’r dyddiad arnyn nhw ar ddiwedd y cyfweliad.  Ar ddiwedd y cyfweliad, bydd y recordydd digidol yn cynhyrchu dau gryno ddisg.  Bydd un ddisg yn cael ei selio at ddibenion tystiolaeth a bydd y llall yn cael ei defnyddio gan yr ymchwiliwr fel fersiwn weithredol o’r recordiad.  Gofynnir i chi lofnodi’r fersiwn a seliwyd fel cadarnhad o’r cyfweliad a dylech gael hysbysiad yn esbonio sut gallwch chi wneud cais am gopi o’r ddisg.

Cyn gynted ag y bydd yn rhesymol bosib ar ôl y cyfweliad, bydd yr Ymchwiliwr yn anfon cofnod wedi’i deipio o’r cyfweliad atoch chi.  Y cofnod hwn fydd sail eich tystiolaeth.

Dylech gadw mewn cof ei bod yn bosib y bydd yr holl sylwadau a wneir yn ystod y cyfweliad, ac a gaiff eu nodi yn y cofnod, yn cael eu hatodi wrth unrhyw adroddiad ar yr ymchwiliad y gallwn ei gyfeirio at sylw’r Pwyllgor Safonau, neu at Lywydd Panel Dyfarnu Cymru.

Mae’r wybodaeth a roddir i chi cyn, neu yn ystod eich cyfweliad, wedi cael ei datgelu i chi at ddibenion ein hymchwiliad yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 2000, a dylid ei chadw’n gwbl gyfrinachol a pheidio â’i rhannu â neb ar wahân i gynghorydd cyfreithiol neu gynghorydd arall.  Os byddwch chi’n ei datgelu i unrhyw un arall, gallech fod yn torri’r Cod.

Hefyd, ni ddylech drafod y dystiolaeth rydych chi’n bwriadu ei rhannu mewn cyfweliad, neu mewn unrhyw ddatganiad tyst neu ddogfen, â phobl a allai fod yn rhan o’r ymchwiliad, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, oherwydd gallai cyswllt o’r fath amharu ar ein hymchwiliad a gallai hynny hefyd dorri’r Cod.

Os ydych yn ansicr a fyddwn yn gallu edrych i mewn i’ch cwyn, cysylltwch â ni, drwy ffonio 0300 790 0203 neu ebostio holwch@ombwdsmon.cymru