Cod Ymddygiad - Gwybodaeth i Aelodau

Mae’r daflen ffeithiau hon yn egluro beth sy’n digwydd pan fyddwn yn cael cwyn am ymddygiad aelodau ac aelodau cyfetholedig

• awdurdodau lleol
• cynghorau cymuned
• awdurdodau tân ac achub
• awdurdodau parciau cenedlaethol a
• Phaneli’r Heddlu a Throseddu yng Nghymru.

Nid yw’n ymdrin â holl fanylion ein gweithdrefnau, crynodeb sydd ar gael ar y dudalen ‘Sut i Gwyno’, sydd ar gael o dan y tab ‘Gwneud Cwyn’.

Caiff pob cwyn newydd ei hystyried gan ein Tîm Cwynion y Cod Ymddygiad.

Byddwn yn ymchwilio pob cwyn, ac unrhyw wybodaeth ategol, drwy brawf dau gam.

Yn y cam cyntaf, fe fyddwn ni’n ystyried a oes tystiolaeth uniongyrchol bod y Cod Ymddygiad wedi’i dorri.

Yn yr ail gam, byddwn yn ystyried a oes angen ymchwilio neu gyfeirio achos at bwyllgor safonau neu at Banel Dyfarnu Cymru er budd y cyhoedd.  Mae hyn yn golygu ystyried sawl ffactor sy’n ymwneud â budd y cyhoedd, fel

• a ydych wedi mynd ati’n fwriadol i geisio cael budd personol i chi eich hun neu i rywun arall neu wedi camddefnyddio sefyllfa o ymddiriedaeth
• a oes angen ymchwilio er mwyn sicrhau y bydd y cyhoedd yn dal yn gallu ymddiried mewn aelodau etholedig, neu
• a yw ymchwiliad yn ymateb cymesur dan yr amgylchiadau.

Ar ôl i ni gael digon o wybodaeth i asesu’r gŵyn, byddwn yn ceisio penderfynu o fewn chwe wythnos a ydym yn mynd i ymchwilio.

Os nad yw cwyn yn cwrdd â gofynion y prawf dau gam, cewch gopi ysgrifenedig o’n penderfyniad.  Rhannwn y penderfyniad gyda Swyddog Monitro (sy’n gallu ei rhannu gyda’u Pwyllgor Safonau) a Chlerc (os mae’r gŵyn yn ymwneud â Chyngor Cymuned).

Os penderfynwn ymchwilio i’r gŵyn, cewch wybod am y gŵyn a chewch gopi ohoni. Rhannwn y gŵyn gyda Swyddog Monitro a Chlerc (os mae’r gŵyn yn ymwneud â Chyngor Cymuned). Byddwn hefyd yn ysgrifennu atoch chi ac at y rhai sy’n gysylltiedig â’r gŵyn i gadarnhau ein penderfyniad i ymchwilio.

Nid oes angen i chi ymateb os nad ydych yn dymuno gwneud hynny. Fodd bynnag, byddai’n ddefnyddiol pe gallech nodi unrhyw bryderon sydd gennych neu enwi unrhyw dystion rydych chi’n teimlo y dylid cysylltu â nhw yn gynnar yn yr ymchwiliad er mwyn i’r rhain gael eu datrys neu eu hystyried yn brydlon. Caiff yr ymchwiliad ei gynnal gan un o’n Swyddogion Ymchwilio.

Rydyn yn cynnal ein hymchwiliadau’n breifat.  Felly gofynnwn i chi beidio â chysylltu, na thrafod y gŵyn, ag unrhyw dystion posibl neu bobl a allai fod yn rhan o’r mater, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, er mwyn sicrhau na fydd dim yn amharu ar yr ymchwiliad.  Gallai ymddygiad o’r fath arwain at dorri’r Cod.

Os cawn gais gan y cyfryngau neu drydydd parti am wybodaeth yn ymwneud â chŵyn a gafwyd a/neu ymchwiliad, byddwn ond yn cadarnhau ein bod wedi derbyn cwyn os ydym yn ymchwilio iddi. Ni fyddwn yn rhannu unrhyw fanylion pellach.

Bydd y Swyddog Ymchwilio fel arfer yn ceisio cael gafael ar ragor o ddogfennaeth berthnasol a thystiolaeth gan dystion.  Mae pob ymchwiliad yn amrywio, ac er y bydd angen cyfweld y rhai sy’n gysylltiedig o bosib, efallai y bydd rhai achosion yn dod i ben drwy archwilio dogfennau yn unig.  Anelwn at gwblhau pob ymchwiliad o fewn 12 mis ond cwblheir y rhan fwyaf ynghynt na hynny.  Os ystyriwn am ba bynnag reswm ei bod yn angenrheidiol rhoi’r gorau i’n hymchwiliad, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio’r penderfyniad hwn.

Ar ôl cwblhau pob ymholiad rhesymol, bydd y Swyddog Ymchwilio’n adolygu’r dystiolaeth a gasglwyd ac yn penderfynu a yw’r dystiolaeth yn ategu achos o dorri’r Cod, ac a ddylid bwrw ymlaen â’r ymchwiliad er budd y cyhoedd.  Os felly, anfonwn atoch gopïau o’r dystiolaeth berthnasol a gasglwyd, ynghyd â gwahoddiad i ddod i gyfweliad.  Bydd yr wybodaeth a roddir i chi cyn neu yn ystod eich cyfweliad wedi cael ei datgelu i chi at ddibenion ein hymchwiliad yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 2000. Dylid ei chadw’n gwbl gyfrinachol a pheidio â’i rhannu â neb ar wahân i gynghorydd cyfreithiol neu gynghorydd arall.  Os byddwch chi’n ei datgelu i unrhyw un arall, gallech fod yn torri’r Cod.

Hefyd, ni ddylech drafod y dystiolaeth rydych chi’n bwriadu ei rhannu mewn cyfweliad neu mewn unrhyw ddatganiad tyst neu ddogfen â phobl a allai fod yn rhan o’r ymchwiliad, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol. Gallai cyswllt o’r fath amharu ar ein hymchwiliad a gallai hynny hefyd dorri’r Cod.

Caiff cyfweliadau eu recordio a’u cynnal wyneb yn wyneb neu dros Microsoft Teams, oni bai fod amgylchiadau eithriadol.  Gellir canfod gwybodaeth fanwl am y broses gyfweld yn ein taflen ffeithiau,‘Taflen Ffeithiau i Aelodau sy’n cael eu cyfweld’.

Yn y cyfweliad, fe ddylech chi fod yn barod i ateb unrhyw gwestiwn a ofynnir i chi.  Cewch gyfle hefyd i roi sylwadau sy’n berthnasol i’r ymchwiliad yn eich barn chi.  Mae croeso i chi ddod â chynrychiolydd cyfreithiol gyda chi neu gael rhywun annibynnol yn bresennol i’ch cefnogi.  Os ydych yn methu â chydymffurfio ag unrhyw gais a wneir gan y Swyddog Ymchwilio mewn cysylltiad ag ymchwiliad, gallai hyn yn cael ei ystyried fel torri’r Cod.

Pan fydd gennym yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom, byddwn yn ysgrifennu adroddiad neu lythyr yn nodi’r dystiolaeth a ystyriwyd gennym ynghyd â’n casgliadau.

Os byddwn yn dod i’r casgliad nad oes unrhyw dystiolaeth i awgrymu bod y Cod Ymddygiad wedi cael ei dorri, byddwn yn cau’r ymchwiliad ac yn rhoi rhesymau ysgrifenedig dros y penderfyniad hwn i holl bartïon y gŵyn.

Gallwn benderfynu mewn rhai amgylchiadau nad yw camau pellach yn briodol.  Unwaith eto, bydd rhesymau ysgrifenedig dros y penderfyniad hwn yn cael eu hanfon at bob parti.

Os byddwn yn canfod bod modd cyfiawnhau’r gŵyn, ac y byddai’n fuddiol cyfeirio’r gŵyn er budd y cyhoedd, gall ei chyfeirio naill ai at Bwyllgor Safonau’r awdurdod perthnasol, neu at dribiwnlys a gaiff ei gynnull gan Banel Dyfarnu Cymru i wneud penderfyniad ar y materion.  Fodd bynnag, cewch gyfle i roi sylwadau ar fersiwn ddrafft o’r adroddiad o fewn amserlen benodol.  Byddwn yn rhoi ystyriaeth ddyledus i unrhyw sylw a wneir cyn i’r adroddiad gael ei gwblhau, ac mae’n bosibl y caiff y sylwadau hyn eu hymgorffori yn yr adroddiad terfynol.

Anfonwn gopi o’n hadroddiad terfynol atoch.  Hysbysebwn yr achwynydd am ein casgliadau, a darparwn grynodeb o’r adroddiad er gwybodaeth.  Ni ddatgelwn yr adroddiad terfynol nes gwneir penderfyniad ar y materion gan y Pwyllgor Safonau neu’r tribiwnlys.

Lle byddwn wedi cyhoeddi penderfyniad i beidio ag ymchwilio i gŵyn yn eich erbyn neu dewis cau’r ymchwiliad, neu benderfynu nad yw camau pellach yn briodol, bydd ein tasg wedi dod i ben i bob pwrpas a chaiff y ffeil ei chau.  Fodd bynnag, dylech fod yn ymwybodol y gall y sawl a gwynodd ofyn (o fewn ugain diwrnod gwaith) i ni adolygu penderfyniad i beidio ag ymchwilio i gŵyn. Ni fyddwn yn ailagor achos dim ond os bydd y sawl a wnaeth y gŵyn yn anghytuno â’n penderfyniad.  Fodd bynnag, os byddwn yn newid y penderfyniad ar ôl ailedrych ar hynny, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro’r sefyllfa.

Os hoffech ragor o wybodaeth, cysylltwch â ni, drwy ffonio 0300 790 0203 neu ebostio holwch@ombwdsmon.cymru