Gwybodaeth i Dystion

Mae’r daflen ffeithiau hon yn esbonio’r dull a ddefnyddir gan ein staff wrth gynnal cyfweliadau mewn perthynas â chwyn bod aelod neu aelod cyfetholedig o awdurdod lleol, cynghorau cymuned, awdurdod tân ac achub, awdurdod parc cenedlaethol a Phaneli’r Heddlu a Throseddu yng Nghymru wedi torri Cod eu hawdurdod.

Efallai y bydd y swyddfa hon yn cysylltu ag unigolion oherwydd bod ganddynt gysylltiad uniongyrchol â’r gŵyn, neu oherwydd bod ganddynt rywfaint o wybodaeth am y gŵyn, neu fod ganddynt gyfrifoldeb dros weithdrefnau a pholisïau’r awdurdod y mae’r Cynghorydd yr honnir iddo dorri’r Cod ymddygiad yn aelod ohono, neu am eu bod yn gallu egluro’r gweithdrefnau a’r polisïau hynny. Mae’r daflen ffeithiau hon yn cyflwyno gwybodaeth am ein rôl.

Cynhelir y cyfweliadau wyneb-yn-wyneb neu dros y ffôn. Bydd cyfweliadau wyneb-yn-wyneb â gweithwyr y corff y cwynir amdano fel arfer yn cael eu trefnu drwy swyddog cyswllt y corff hwnnw. Gan amlaf, trefnir cyfweliadau dros y ffôn gan yr ymchwiliwr, a fydd yn trefnu amser addas i’ch ffonio ymlaen llaw. Petai’n well gennych beidio â chael cyfweliad dros y ffôn, dywedwch hynny a bydd yr ymchwiliwr yn ystyried trefnu cyfweliad wyneb-yn-wyneb â chi. Yn ogystal â chymryd nodiadau o’r cyfweliad, bydd yr ymchwiliwr yn gwneud recordiad digidol o’r cyfweliad i wneud yn siŵr bod eich datganiad yn cael ei gofnodi’n gywir.

O’n profiad ni, mae bron pob tyst yn rhoi tystiolaeth o’i wirfodd. Ond dylech gofio bod gennym yr un pwerau â llys barn o ran presenoldeb tystion a’u holi. Rydym yn sylweddoli y gall cyfweliadau achosi pryder i dyst, er eu bod yn cael eu cynnal mewn ffordd mor anffurfiol â phosib. Felly, mae croeso i chi gael rhywun gyda chi pan fyddwch chi’n gweld yr ymchwiliwr. Os ydych chi’n dymuno cael rhywun yn bresennol yn y cyfweliad i fod yn gefn i chi, a fyddech cystal â rhoi gwybod pwy fydd y person hwnnw i’r ymchwiliwr mewn da bryd. Ni ddylai’r person hwn fod yn rhywun sy’n gysylltiedig â’r ymchwiliad; yr unig reswm y mae ef neu hi yno yw i fod yn gefn i chi ac nid i ateb cwestiynau drosoch. Bydd cynnwys y cyfweliadau’n cael ei gofnodi bob tro.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn deall beth yw pwrpas y cyfweliad. Dylech fod wedi cael rhywfaint o fanylion am y gŵyn a syniad ynghylch beth y byddwn yn dymuno ei drafod â chi. Os nad ydych wedi gweld manylion o’r fath, gofynnwch i’r sawl a drefnodd y cyfweliad egluro hynny. Mae unrhyw wybodaeth a roddir i chi cyn, neu yn ystod cyfweliad, wedi cael ei datgelu i chi at ddibenion ein hymchwiliad yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 2000, a dylid ei chadw’n gwbl gyfrinachol.

Hefyd, gofynnir i chi beidio â thrafod y dystiolaeth rydych chi’n bwriadu ei rhannu mewn cyfweliad, neu mewn unrhyw ddatganiad tyst neu ddogfen, â phobl a allai fod yn rhan o’r ymchwiliad, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, oherwydd gallai cyswllt o’r fath amharu ar ein hymchwiliad.

Os oes gennych chi unrhyw bapurau – fel llythyrau neu ddyddiaduron neu’r ffeil ffurfiol y mae’r gŵyn yn ymwneud â hi – a allai, yn eich barn chi, fod yn berthnasol i’r cyfweliad, ewch â nhw gyda chi. Os oes gennych chi unrhyw nodiadau a wnaethoch chi adeg y digwyddiadau sy’n destun yr ymchwiliad, mae’n bosib y bydd y rhain o gymorth i’r ymchwiliwr. Mae’n syniad da darllen yr holl ddogfennau hyn ymlaen llaw i’ch atgoffa eich hun o’u cynnwys.

Yn ogystal â dogfennau perthnasol, dylech wneud yn siŵr bod unrhyw eitemau eraill y gallai fod eu hangen arnoch chi yn ystod y cyfweliad gennych, er enghraifft sbectol ddarllen, cymhorthion clywneu feddyginiaeth (mewnanadlyddion ac ati). Oni bai eu bod yn gwbl angenrheidiol, dylech hefyd wneud yn siŵr bod unrhyw ffonau symudol neu declynnau galw wedi’u diffodd drwy gydol y cyfweliad i sicrhau na fyddant yn tarfu ar y cyfweliad.

Rhowch wybod i’r ymchwiliwr cyn y cyfweliad am unrhyw ofynion arbennig sydd gennych, gan gynnwys unrhyw ofynion sy’n codi o unrhyw rai o’r nodweddion gwarchodedig a ddiffinnir yn Neddf Cydraddoldeb 2010 e.e. unrhyw anabledd neu ystyriaethau crefyddol.

Er y bydd gan yr ymchwiliwr amserlen ac y bydd yn ceisio cadw at yr amserlen honno, weithiau gall cyfweliadau gymryd mwy o amser. Felly dylech sicrhau eich bod yn ystyried hyn wrth gynllunio unrhyw beth yn syth ar ôl yr amser a bennwyd ar gyfer gorffen y cyfweliad.

Hefyd, efallai y bydd yr ymchwiliwr yn ysgrifennu nodiadau yn y cyfweliad ac yn gofyn i chi lofnodi’r rhain a nodi’r dyddiad arnynt ar ddiwedd y cyfweliad. Cyn gynted ag sy’n rhesymol bosib ar ôl y cyfweliad, bydd yr ymchwiliwr yn anfon draft o ddatganiad tyst atoch chi. Bydd y datganiad tyst yn cynnwys datganiad gwirionedd sy’n cadarnhau bod y ffeithiau ynddo yn wir ac yn gywir. Yn y sefyllfa hon, efallai y gofynnir i chi lofnodi’r datganiad a’i ddychwelyd.

Dylech gofio ei bod yn bosib y caiff eich sylwadau eu cynnwys yn y dystiolaeth a gaiff ei datgelu i’r Cynghorydd dan sylw yn ystod yr ymchwiliad. Yn y pen draw, mae’n bosib y bydd y dystiolaeth sydd wedi’i chynnwys yn y datganiad tyst yn cael ei hatodi wrth unrhyw adroddiad ar yr ymchwiliad y byddwn yn ei gyfeirio at sylw pwyllgor safonau lleol, neu at Lywydd Panel Dyfarnu Cymru. Mae’n bosib y bydd Panel Dyfarnu neu bwyllgor safonau’n gofyn i chi ddod i wrandawiad fel tyst.

Ni ddylech drafod y dystiolaeth rydych chi’n bwriadu ei rhoi mewn cyfweliad neu sydd wedi’i chynnwys mewn unrhyw ddatganiad tyst ag unrhyw un a allai fod yn rhan o’r ymchwiliad. Dylid cadw unrhyw wybodaeth a ddarperir i chi cyn neu yn ystod eich cyfweliad, yn gwbl gyfrinachol.