Cyflwyniad

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio’r ffordd yr ydym (Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru) yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol.  Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi’i drefnu ar ffurf haenau.  Gallwch ddarllen mwy am y ffordd yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth yn dibynnu ar natur eich cysylltiad â ni.

Mae’r adran gwybodaeth gyffredinol o’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio:

 

Pwy yr ydym ni

Mae gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bwerau cyfreithiol i ystyried cwynion am wasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.  Er enghraifft, gallwch gwyno eich bod wedi cael eich trin yn annheg neu wedi cael gwasanaeth gwael trwy ryw fethiant ar ran y corff sy’n darparu’r gwasanaeth.  Gallwn ystyried cwynion am y rhan fwyaf o gyrff cyhoeddus yng Nghymru.

Gallwn hefyd edrych ar gwynion bod cynghorwyr (gan gynnwys cynghorwyr cymuned) wedi torri cod ymddygiad eu hawdurdod lleol.

 

Sut y gallwch gysylltu â ni

Gallwch gysylltu â ni trwy’r ffyrdd canlynol:

  • Ffôn: 0300 790 0203

Os ydych yn defnyddio BSL, gallwch ddefnyddio ein gwasanaeth cyfieithu SignVideo sy’n rhad ac am ddim i siarad â ni (ar gael rhwng 8am-6pm, dydd Llun i ddydd Gwener).  Gallwch ddarllen Polisi Preifatrwydd SignVideo yma.

Rydym yn recordio ein galwadau (ffôn a galwadau sain/fideo eraill), oherwydd gall ail-wrando ar sgyrsiau fod yn ddefnyddiol i ni i’n helpu i ddeall yr hyn a ddywedwyd wrthym. Caiff galwadau eu recordio a’u storio ar ein systemau.

 

Manylion cyswllt ein Swyddog Diogelu Data

Alison Parker yw ein Swyddog Diogelu Data.  Gallwch gysylltu â hi yn  Cais.Gwybodaeth@ombwdsmon.cymru

 

Sut yr ydym yn casglu eich data personol

Mae’r wybodaeth a gasglwn yn dibynnu ar natur eich cysylltiad â ni.  Gan ddibynnu ar y rheswm dros eich cysylltiad â ni, efallai y bydd angen i ni gasglu gwybodaeth amdanoch gan eraill.  I wybod mwy, darllenwch yr hysbysiad preifatrwydd sy’n ymwneud â’ch rheswm dros gysylltu â ni.

 

Y camau a gymerwn i ddiogelu eich gwybodaeth

Rydym yn sicrhau ein bod yn diogelu eich gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd canlynol:

Os byddwn yn gohebu â chi drwy e-bost, byddwn yn anfon atoch unrhyw wybodaeth bersonol gyfrinachol neu sensitif gan ddefnyddio e-bost diogel wedi’i amgryptio trwy e-bost Microsoft 365. Mae hyn yn angenrheidiol i ddiogelu cynnwys y deunydd. Gallwch gyrchu’r e-bost wedi’i amgryptio yn awtomatig os oes gennych gyfrif Microsoft Office 365. Os nad oes gennych gyfrif Microsoft Office 365, gallwch gyrchu’r e-bost wedi’i amgryptio drwy ddewis ‘mewngofnodi â chod pas un-amser’ pan fyddwch yn agor yr e-bost. Bydd y cod pas un tro hwn yn cael ei e-bostio atoch y gallwch ei ddefnyddio wedi hynny i gyrchu’r e-bost.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch cyrchu negeseuon e-bost wedi’u hamgryptio a anfonwyd gan y swyddfa hon, gallwch gysylltu â’n tîm TG ar itc@ombwdsmon-cymru.org.uk

Rydym yn defnyddio proseswyr data sy’n drydydd partïon i ddarparu rhai gwasanaethau i ni.  Mae gennym gontractau neu gytundebau prosesu data ar waith gyda nhw ar gyfer y gwasanaethau hyn sy’n nodi’r cyfarwyddiadau y mae’n rhaid iddynt eu dilyn.  Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod mesurau diogelu digonol ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth.

 

Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom a bydd hynny’n dibynnu ar ba ddefnydd a wneir ohoni.  Darganfyddwch fwy am ba mor hir yr ydym yn cadw gwahanol gofnodion yn ein Hamserlen Cadw Cofnodion.

 

Eich hawliau diogelu data

Mae gennych yr hawliau canlynol dros y wybodaeth sydd gennym amdanoch:

  • i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth
  • i ofyn i ni ddiweddaru, cwblhau neu gywiro eich gwybodaeth, os yw’n anghywir neu’n anghyflawn
  • yr hawl i wrthwynebu i’n defnydd o’ch gwybodaeth mewn amgylchiadau penodol, a
  • yr hawl i gyfyngu ar ein defnydd ohono mewn amgylchiadau penodol.

Gallwch gysylltu â ni i arfer eich hawliau neu i gwyno am sut y defnyddir eich gwybodaeth trwy e-bostio Cais.Gwybodaeth@ombwdsmon.cymru

Os ydych yn anhapus â’r ffordd yr ydym wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae hawl gennych gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).