Cynnwys

1. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

2. Pa wybodaeth a gadwn amdanoch a pham

3. Rhannu a chael eich gwybodaeth

4. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

5. Y camau a gymerwn i ddiogelu eich gwybodaeth

6. Eich hawliau

1.   Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

Pan gytunoch i roi cyngor proffesiynol i ni, byddech wedi cael cais i ymrwymo i gontract gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Y sail gyfreithlon felly ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol yw oherwydd ei bod yn angenrheidiol ar gyfer perfformiad ein contract gyda chi.

Bydd arnom angen eich caniatâd i rannu gwybodaeth bersonol gyfyngedig amdanoch â Chynlluniau Ombwdsmon eraill a all gysylltu â ni pan fyddant yn chwilio am gynghorwyr proffesiynol priodol.  Gallwch ddewis tynnu eich caniatâd yn ôl yng nghyd-destun hyn ar unrhyw adeg.

2.   Pa wybodaeth a gadwn amdanoch a pham

Bydd arnom angen manylion personol megis eich enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn fel y gallwn gysylltu â chi.

Byddwn yn cadw gwybodaeth am eich cefndir proffesiynol megis eich addysg, cymwysterau, aelodaeth broffesiynol (lle bo’n briodol), unrhyw ddatganiadau cofnodion troseddol perthnasol a geirdaon fel y gallwn fod yn sicr eich bod yn gymwys i ddarparu cyngor.  Gofynnwn hefyd am hanes eich cyflogaeth fel y gallwn fod yn ymwybodol o unrhyw feysydd gwrthdaro posibl.   Mae hyn yn ein galluogi i baru cynghorwyr yn briodol yn ôl y meysydd arbenigedd.

Bydd arnom angen hefyd eich manylion banc fel y gallwn dalu chi am y gwasanaethau proffesiynol a ddarperir gennych neu ad-dalu treuliau lle bo’n briodol.

Gan y byddwn yn ceisio cyngor gennych ar ymchwiliadau i gwynion, bydd eich barn broffesiynol hefyd yn cael ei chofnodi yn y cofnod cwyn.

Byddwn hefyd yn defnyddio’r wybodaeth i ystyried unrhyw fynegiant o ddiddordeb ac i gynnal adolygiadau neu werthusiadau o’r cyngor a dderbyniwyd.

3.   Rhannu a chael eich gwybodaeth

Mae gennym gydgytundeb â Chynlluniau Ombwdsmon eraill a rhannwn wybodaeth gyfyngedig i’n galluogi i ddod o hyd i gyngor proffesiynol.  Mae’n bosibl felly y byddwn wedi derbyn eich gwybodaeth bersonol gan drydydd parti megis Cynllun Ombwdsmon neu gorff proffesiynol eraill i’n galluogi i gysylltu â chi.  Os nad ydych yn dymuno i ni drosglwyddo eich manylion i Gynlluniau Ombwdsmon eraill a allai gysylltu â chi, rhowch wybod i ni.

Mae’n bosibl y caiff y cyngor proffesiynol a ddarparwch ei rannu ar wahanol gamau’r broses ymchwilio ac, yn gyffredinol, caiff ei rannu yn y fersiwn drafft o’r adroddiad ymchwilio.  Er na fydd eich enw yn cael ei gynnwys mewn unrhyw fersiwn drafft o adroddiad ymchwilio, bydd eich enw yn cael ei gynnwys mewn fersiwn terfynol o adroddiad ymchwilio, oni bai bod rhesymau penodol dros beidio â gwneud hynny.  Caiff hwn ei rannu gyda’r achwynydd, y corff cyhoeddus sy’n destun cwyn a sefydliadau eraill y mae’r Ombwdsmon yn ystyried ei bod yn briodol rhannu’r adroddiad â nhw.  Er enghraifft, Arolygiaeth Iechyd Cymru neu reoleiddiwr arall.  Dylech godi unrhyw resymau neu bryderon ynghylch adnabyddiaeth mewn achosion penodol gyda’r Swyddog Ymchwilio.

Weithiau byddwn yn cyhoeddi adroddiadau ymchwilio ar ein gwefan, pan fydd yr Ombwdsmon o’r farn bod gwneud hynny er budd y cyhoedd.

4.   Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y byddwch yn cytuno i ddarparu cyngor proffesiynol i ni.  Os byddwch yn penderfynu nad ydych am roi cyngor i’r Ombwdsmon mwyach, rhowch wybod i ni.  Os dymunwch hefyd i’ch manylion gael eu dileu o’n cronfa ddata, byddwch yn ymwybodol y bydd eich data personol yn cael ei gadw am gyfnod cyfyngedig fel sy’n ofynnol at ddibenion cyfrifyddu.  Bydd hyn am uchafswm o 7 mlynedd o’n cyswllt olaf â chi yn unol â’n Hamserlen Cadw Cofnodion.

Byddwch yn ymwybodol hefyd, os ydych wedi darparu cyngor mewn cysylltiad ag ymchwiliad penodol, mae’n bosibl y bydd modd eich adnabod o’r adroddiad sy’n gysylltiedig â’r ymchwiliad.  O dan ein deddfwriaeth ni ellir diwygio’r adroddiad hwnnw.

5.   Y camau a gymerwn i ddiogelu eich gwybodaeth

Rydym yn sicrhau ein bod yn diogelu eich gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd canlynol:

• Anfonwn unrhyw wybodaeth bersonol gyfrinachol neu sensitif gan ddefnyddio e-bost diogel wedi’i amgryptio trwy e-bost Microsoft 365. Mae hyn yn hanfodol i ddiogelu cynnwys y deunydd.  Gallwch gyrchu’r e-bost wedi’i amgryptio yn awtomatig os oes gennych gyfrif Microsoft Office 365. Os nad oes gennych gyfrif Microsoft Office 365 eisoes, gallwch gyrchu’r e-bost wedi’i amgryptio trwy ddewis yr opsiwn ‘mewngofnodi gyda chod pas un-amser’ pan fyddwch yn agor yr e-bost. Bydd y cod pas un tro hwn yn cael ei e-bostio atoch a gallwch ei ddefnyddio i gyrchu’r e-bost.
• Rydym hefyd yn defnyddio llwyfan rhannu ffeiliau allanol yn ddiogel, Objective Connect.
• Rydym yn defnyddio proseswyr data sy’n drydydd partïon i ddarparu rhai gwasanaethau i ni megis cyflenwyr meddalwedd. Mae gennym gontractau neu gytundebau prosesu data ar waith gyda nhw ar gyfer y gwasanaethau hyn sy’n nodi’r cyfarwyddiadau y mae’n rhaid iddynt eu dilyn.  Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod mesurau diogelu digonol ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth.

6.   Eich hawliau

Mae gennych yr hawliau canlynol dros y wybodaeth sydd gennym amdanoch:

• i ofyn am fynediad at eich gwybodaeth
• i ofyn i ni ddiweddaru, cwblhau neu gywiro eich gwybodaeth, os yw’n anghywir neu’n anghyflawn
• yr hawl i wrthwynebu i’n defnydd o’ch gwybodaeth mewn amgylchiadau penodol, a
• yr hawl i gyfyngu ar ein defnydd ohono mewn amgylchiadau penodol.

Gallwch arfer eich hawliau neu gwyno am sut y defnyddir eich gwybodaeth trwy gysylltu ag Alison Parker, Swyddog Diogelu Data, trwy e-bostio Cais.Gwybodaeth@ombwdsmon.cymru.

Os ydych yn anhapus â’r ffordd yr ydym wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae hawl gennych gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Mai 2022