Cynnwys

1. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

2. Pa wybodaeth sydd ei hangen arnom i ystyried eich cwyn

3. Gwybodaeth ychwanegol y gallwn ofyn i chi ei rhannu gyda ni

4. Gwneud cwyn dros rywun arall

5. Pa wybodaeth a gasglwn gan eraill

6. Rhannu ein penderfyniad ynglŷn â’ch cwyn

7. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch Data Cydraddoldeb

8. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch adborth am ein gwasanaeth

9. Diogelu eich gwybodaeth

10. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

11. Eich hawliau diogelu data

1. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

Mae angen i ni gydymffurfio â’n dyletswyddau statudol fel yr amlinellir yn y ddeddfwriaeth.  Mae’n rhaid i ni gydymffurfio â’r deddfwriaethau canlynol:

• Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019
• Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus a dyletswydd cydraddoldeb penodol yng Nghymru o dan y Ddeddf Gydraddoldeb 2010 a Rheoliadau Deddf Cydraddoldeb (Dyletswyddau Statudol) (Cymru) 2011.

2. Pa wybodaeth sydd ei hangen arnom i ystyried eich cwyn

• Eich enw a’ch manylion cyswllt fel y gallwn gysylltu â chi.
• A oes gennych unrhyw anghenion ychwanegol y mae angen i ni fod yn ymwybodol ohonynt, neu a oes angen i ni wneud addasiadau rhesymol i chi? Er enghraifft, eich dewis iaith ar gyfer cyfathrebu â ni.
• Manylion eich cwyn. Mae angen y wybodaeth hon arnom fel y gallwn benderfynu a allwn edrych ar eich cwyn.

Rydym yn recordio ein galwadau (ffôn a galwadau sain/fideo eraill), oherwydd gall ail-wrando ar sgyrsiau fod yn ddefnyddiol i ni i’n helpu i ddeall yr hyn a ddywedwyd wrthym.  Caiff galwadau eu recordio a’u storio ar ein systemau.

3. Gwybodaeth ychwanegol y gallwn ofyn i chi ei rhannu gyda ni

• Eich data cydraddoldeb fel y gallwn wirio pa mor hygyrch yw ein gwasanaeth.
• Eich adborth ynghylch ein gwasanaeth fel y gallwn wirio pa mor dda yw ein perfformiad a lle y mae angen i ni wneud newidiadau.

Nid oes rhaid i chi rannu’r wybodaeth hon â ni. Ni fydd eich penderfyniad i beidio â rhannu’r wybodaeth hon â ni yn dylanwadu mewn unrhyw ffordd ar ein hystyriaeth o’ch cwyn.

4. Gwneud cwyn dros rywun arall

Os ydych yn gwneud y gŵyn dros rywun arall, bydd angen eu henw a’u manylion cyswllt arnom.  Mae’n rhaid i ni fod yn fodlon y gallwch wneud y gŵyn ar eu rhan.  Bydd angen i chi ddarparu gwybodaeth yn dangos y gallwch gwyno drostynt.  Gall hyn fod yn ddogfen gyfreithiol yn dangos y gallwch weithredu drostynt neu efallai y byddwn yn gofyn iddynt lofnodi ffurflen awdurdodi.

Os yw eiriolwr o Gyngor Iechyd Cymuned yn eich helpu i wneud eich cwyn, bydd angen iddynt anfon copi i ni o’r ffurflen awdurdodi y gwnaethant ofyn i chi ei llofnodi.

5. Gwybodaeth a gasglwn gan eraill

Mae’r gyfraith yn caniatáu i ni ofyn i unrhyw un y credwn a all fod â gwybodaeth a fydd yn ein helpu i wneud penderfyniad ynghylch eich cwyn i ddarparu’r wybodaeth honno i ni.

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth gan:

• Y corff cyhoeddus yr ydych wedi cwyno amdanynt, y gall fod gofyn iddynt rannu gwybodaeth berthnasol y mae’n ganddynt amdanoch â ni. Byddwn yn dweud wrthynt ba fath o wybodaeth yr ydym am ei gweld ganddynt.   Gall hyn gynnwys gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu feddyliol lle bo hynny’n berthnasol. Er enghraifft, os yw eich cwyn yn ymwneud â thriniaeth yn yr ysbyty, mae’n debygol y byddwn angen gwybodaeth o’ch cofnodion meddygol.
• Pobl a fu’n dyst neu a fu’n rhan o’r digwyddiad neu’r mater yr ydych wedi sôn wrthym amdano.
• Cynghorwr annibynnol a gyflogir gan yr Ombwdsmon, y gall fod gofyn iddo ddarparu cyngor arbenigol, er enghraifft cyngor meddygol, i ni. Bydd angen i ni rannu rhywfaint o wybodaeth amdanoch y rhoesoch chi ac eraill i ni â’r cynghorwr.  Dim ond cyhyd ag y mae arnom angen iddynt ddarparu eu cyngor y mae ganddynt fynediad at y wybodaeth hon.
• Gwasanaethau/cyrff perthnasol eraill, er enghraifft yr Heddlu, y gallai fod gofyn iddynt rannu rhywfaint o wybodaeth sydd ganddynt am y digwyddiad neu’r mater yr ydych wedi sôn wrthym amdano.

6. Rhannu ein penderfyniad ynglŷn â’ch cwyn

Byddwn yn ysgrifennu atoch gyda’n penderfyniad.  Gallwn benderfynu bod eich cwyn yn un o’r canlynol:

• cyfamserol gan nad yw’r corff cyhoeddus wedi’i hystyried eto. Byddwn yn rhannu copi o’n penderfyniad â’r corff cyhoeddus. Efallai y byddwn yn cyfeirio eich cwyn at y corff cyhoeddus er mwyn iddynt ei hystyried ac ymateb yn uniongyrchol i chi.
• nad yw’r gŵyn yn un y byddwn yn ymchwilio iddi. Byddwn yn esbonio’r rhesymau dros hynny yn ein llythyr penderfyniad. Byddwn yn rhannu copi o’n llythyr penderfyniad â’r corff cyhoeddus.
• bod y gŵyn yn un y dylem ymchwilio iddi. Byddwn yn anfon copi o’n hadroddiad ymchwilio i chi.  Gallwn gyhoeddi adroddiad nad yw er lles y cyhoedd neu adroddiad er lles y cyhoedd  Byddwn yn anfon copi o’n hadroddiad ymchwilio i’r corff cyhoeddus.

– Gydag adroddiadau cyhoeddus nad ydynt er lles y cyhoedd byddwn hefyd yn cyhoeddi crynodeb o’n penderfyniad ar ein gwefan.

– Gydag adroddiadau lles y cyhoedd rydym yn cyhoeddi copi o’r adroddiad ymchwilio llawn ar ein gwefan. Gallwch ddysgu am ein cyhoeddiadau ar ein gwefan.

Pan fyddwn yn rhannu copïau o’n penderfyniadau ag eraill rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich hunaniaeth lle bynnag y bo modd

Os ydych wedi cael cymorth gan eiriolwr i wneud eich cwyn, byddwn yn anfon copi atynt o’r llythyr penderfyniad a anfonwn atoch.

Gallwn benderfynu y daw budd o rannu copi o’n hadroddiad nad yw er lles y cyhoedd neu adroddiad er lles y cyhoedd â sefydliadau eraill.  Er enghraifft, gyda sefydliadau sy’n gyfrifol am osod a monitro safonau penodol.

Byddwn yn dweud wrthych pan fyddwn yn gwneud hyn a pham.  Dyma rai o’r sefydliadau rydym yn rhannu ein penderfyniadau â nhw:

• Cyngor Meddygol Cyffredinol
• Y Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth
• Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru
• Arolygiaeth Gofal Cymru
• Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru
• Comisiynydd Plant Cymru
• Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
• Yr Heddlu
• Llywodraeth Cymru
• Cyrff a sefydliadau cyhoeddus eraill a allai ddysgu o’r adroddiadau, ac mewn ymateb i geisiadau gan newyddiadurwyr.

Fel rhan o’n hymrwymiad i “Ddata Agored” a thryloywder, rydym hefyd yn cyhoeddi rhestr o gwynion a gaeir bob chwarter, ynghyd â chyfeirnodau, cyrff y cwynir amdanynt, categorïau pwnc a chanlyniadau. Yn yr un modd â chrynodebau, byddwn yn dileu unrhyw wybodaeth sy’n eich adnabod.

Fel corff cyhoeddus mae’n ofynnol i ni ystyried ceisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.  Rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich hunaniaeth pan fyddwn yn ymateb i geisiadau o’r fath.

Pan fyddwn yn ystyried eich cwyn, efallai y bydd angen i ni gysylltu â thrydydd parti fel yr Heddlu neu wasanaethau cymdeithasol, os ydym o’r farn y gallai rhywun fod mewn perygl.

7. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch Data Cydraddoldeb

Pan fyddwch yn gwneud eich cwyn, byddwn yn eich gwahodd i rannu gwybodaeth â ni am eich:

• ‘nodweddion gwarchodedig’ o dan Ddeddf Gydraddoldeb 2010 (oed, anabledd, hil, crefydd neu gred – gan gynnwys diffyg cred, rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, ailbennu rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth)
• statws economaidd-gymdeithasol (er enghraifft, eich cyrhaeddiad addysgol, statws gyflogaeth neu ddyletswyddau gofalu) a
• Gallu yn y Gymraeg

Nid oes rhaid i chi roi’r wybodaeth hon i ni, ond bydd yn ein helpu i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a gwella hygyrchedd ein gwasanaeth.  Ni fydd y ffordd y byddwn yn ymdrin â’ch cwyn yn cael ei heffeithio os penderfynwch nad ydych am rannu’r wybodaeth hon â ni.   Gallwch hefyd ddewis ‘mae’n well gen i beidio â dweud’ i bob cwestiwn.

Os ydych yn cwyno wrthym ni

• trwy ein gwefan – bydd dewis i chi rannu eich data cydraddoldeb gyda ni ar ddiwedd y ffurflen gwyno.
• yn ysgrifenedig dros e-bost neu drwy’r post – byddwn yn eich gwahodd i rannu eich gwybodaeth gydraddoldeb â ni trwy arolwg ar-lein neu ffurflen bapur, yn dibynnu ar eich hoff ddull cyswllt. Rydym yn defnyddio SurveyMonkey ar gyfer yr arolwg ar-lein.  Mae gennym gytundeb prosesu data ar waith gyda Survey Monkey.  Gallwch ddarllen eu Hysbysiad Preifatrwydd ar gael ar eu gwefan.
• ar lafar – byddwn yn eich gwahodd i gymryd rhan mewn arolwg cydraddoldeb dros y ffôn, gydag aelod o staff nad ydynt yn ymwneud ag ymdrin â chwynion.

Os ydych yn rhannu eich gwybodaeth gydraddoldeb â ni trwy ein gwefan, bydd eich ymatebion yn cael eu hychwanegu’n awtomatig at eich cofnod achos. Os ydych yn cwblhau ein harolwg cydraddoldeb ar-lein neu’r ffurflen gydraddoldeb ar ffurf papur, byddwn yn gofyn i chi am gyfeirnod eich cwyn ac yn cofnodi eich ymatebion yn erbyn eich achos.  Gwnawn hyn oherwydd mae’n caniatáu i ni ddadansoddi hygyrchedd ein gwasanaeth yn well, er enghraifft ar gyfer achosion a gaewyd o fewn gyfnod penodedig o amser neu achosion sy’n ymwneud â phwnc penodedig.

Ni fydd aelod o staff sy’n gyfrifol am asesu neu ymchwilio i’ch cwyn yn gweld eich ymateb ar unrhyw adeg.  Dim ond y staff sy’n ymgymryd â’r dadansoddiad a fydd yn ei weld.

Rydym yn dadansoddi data cydraddoldeb ac yn cyhoeddi ein dadansoddiad, gan gynnwys yn ein hadroddiad blynyddol.  Rydym yn ofalus iawn wrth sicrhau nad yw pobl yn cael eu hadnabod yn y data a gyhoeddir gennym.

8. Beth yr ydym yn ei wneud â’ch adborth am ein gwasanaeth

Ar ôl i chi gwyno wrthym, efallai y byddwn yn gofyn i chi gymryd rhan mewn ymchwiliad boddhad cwsmeriaid. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, gwahoddiad i gwblhau arolwg ar-lein neu ymateb i rai cwestiynau dros y ffôn.  Weithiau gallwn hefyd drefnu grwpiau ffocws i ganfod barn pobl.  Nid oes rhaid i chi gymryd rhan, ond mae eich adborth yn ein helpu i wella ein gwasanaeth a chyflawni ein dyletswyddau statudol o dan ein deddfwriaeth.

Ni fydd y staff sy’n ymdrin â’ch cwyn yn gweld eich adborth – dim ond y staff sy’n ymgymryd â’r ymchwil boddhad cwsmeriaid a’i ddadansoddiad a fydd yn ei weld.   Fodd bynnag, efallai y byddwn yn gofyn a ydych yn hapus i ni gyhoeddi eich adborth. Dim ond os ydych wedi rhoi caniatâd i ni y byddwn yn cyhoeddi adborth.

Efallai y byddwn yn gofyn i drydydd parti wneud yr ymchwil boddhad cwsmeriaid hwn i ni.  Pan fyddwn yn gwneud hynny, bydd angen i ni rannu rhywfaint o wybodaeth amdanoch gyda nhw. Rydym yn cyfyngu hyn i:

• eich enw a theitl,
• eich manylion cyswllt,
• unrhyw anghenion mynediad ychwanegol a’ch dewis iaith ar gyfer cyfathrebu
• math cyffredinol eich cwyn (am gorff cyhoeddus neu aelod etholedig),
• pwnc cyffredinol eich cwyn (er enghraifft, bod y gŵyn yn ymwneud ag iechyd neu gynllunio), a
• canlyniad cyffredinol eich cwyn (er enghraifft, a wnaethom ei chadarnhau neu beidio).

Unwaith y bydd y trydydd parti yn cwblhau ein hymchwil, byddant yn rhannu canfyddiadau’r ymchwil â ni.  Ni fydd yn bosibl eich adnabod o hyn oni bai eich bod yn rhoi caniatâd penodol.

Nid yw’r trydydd parti ond yn cael defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gynnal yr ymchwil hon i ni.  Maent yn cadw’r wybodaeth am 3 mis.

9. Diogelu eich gwybodaeth

Rydym yn cymryd camau i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.  Gallwch ddarllen am y camau a gymerwn yn adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd.

10. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom a bydd hynny’n dibynnu ar ba ddefnydd a wneir ohoni.  Rydym wedi cyhoeddi ein hamserlen cadw cofnodion ar ein gwefan.  Os hoffech i ni anfon copi atoch, rhowch wybod i ni.

11. Eich hawliau diogelu data

Mae’r adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd yn dweud wrthych am eich hawliau diogelu data.

Mawrth 2023