Y wybodaeth rydym yn ei chasglu

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

Beth rydym yn ei wneud gyda’r wybodaeth

Am ba mor hir rydym yn cadw’r wybodaeth

Eich hawliau

P’un a ydym yn ei rannu â thrydydd parti

Y wybodaeth rydym yn ei chasglu a pham rydym angen y wybodaeth

Bydd y math o wybodaeth y byddwn yn ei chasglu yn dibynnu a ydych chi’n ymateb i ymgynghoriad, arolwg neu’n mynychu un o’n digwyddiadau ymgysylltu. Byddwn yn casglu:

• Gwybodaeth i’ch adnabod chi fel eich enw a’ch manylion cyswllt
• Gwybodaeth ynghylch a ydych chi’n cymryd rhan mewn swyddogaeth broffesiynol neu bersonol. Gallwch gael gwybod mwy am yr hyn y byddwn yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth os ydych chi’n cymryd rhan mewn swyddogaeth broffesiynol neu bersonol isod
• Cynnwys unrhyw ddeunydd y byddwch yn ei ddarparu (fel tystiolaeth ysgrifenedig neu ohebiaeth)
• Eich safbwyntiau neu adborth am eich profiad sy’n berthnasol i’n gwaith
• Efallai y byddwn yn tynnu ffotograffau ac yn recordio fideos neu sain yn ein digwyddiadau.

Bydd y deunydd a ddarperir gennych yn ein galluogi i wneud penderfyniadau gwybodus ynglŷn â sut mae’r Ombwdsmon yn arfer ei swyddogaeth. Bydd hefyd yn ein helpu i wella ein gwasanaethau.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth

Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni yw erthygl 6(1)(e) o’r GDPR, sy’n caniatáu i ni brosesu data personol pan fydd hyn yn angenrheidiol ar gyfer perfformio tasg gyhoeddus yr Ombwdsmon.

Mae ein deddfwriaeth lywodraethol, Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019, yn ei gwneud yn ofynnol i ni ymgynghori â phobl, lle bo’n briodol, cyn cynnal ymchwiliadau o dan bŵer ymchwilio’r Ombwdsmon ei hun. Mae hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i ni gyhoeddi gweithdrefnau enghreifftiol o ran ymdrin â cwynion ar gyfer cyrff yn ein hawdurdodaeth a hyrwyddo arfer gorau.

Beth rydym yn ei wneud gyda’r wybodaeth

Bydd unrhyw ymateb a anfonwch atom yn cael ei weld, yn llawn, gan y staff sy’n delio â’r ymgynghoriad, yr arolwg neu’r digwyddiad ymgysylltu penodol.

Er mwyn dangos bod ein hymgynghoriadau yn cael eu cynnal yn iawn, byddwn yn cyhoeddi crynodeb o’r ymatebion a dderbyniwn. Efallai y byddwn hefyd yn cyhoeddi ymatebion yn llawn.

Efallai y bydd gwybodaeth rydych chi wedi’i chyflwyno mewn ymateb i ymgynghoriad ar ymchwiliad ar ei liwt ei hun yn cael ei defnyddio gan yr Ombwdsmon yn ystod unrhyw ymchwiliad ar ei liwt ei hun y mae’n dechrau yn dilyn yr ymgynghoriad a’i datgelu at ddibenion y pwrpasau a nodir yn adran 69 o Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2019.

O ran ymatebion i arolwg neu adborth a roddwch yn un o’n digwyddiadau ymgysylltu, efallai y byddwn am gyhoeddi eich adborth a’ch enw a/neu rôl eich swydd ar ein gwefan neu gyfrifon cyfryngau cymdeithasol. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn gwneud hynny.

Efallai y byddwn hefyd yn cyhoeddi ffotograffau, recordiadau fideo neu sain o’n digwyddiadau ar ein gwefan neu gyfrifon cyfryngau cymdeithasol. Os nad ydych am ymddangos mewn unrhyw recordiadau ffotograffig, fideo neu sain a wnaed yn ein digwyddiadau, rhowch wybod i ni wrth dderbyn y gwahoddiad.

Fel corff cyhoeddus mae’n ofynnol i ni ystyried ceisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Cymryd rhan mewn swyddogaeth broffesiynol

Bydd unrhyw wybodaeth a gyhoeddwn yn cynnwys eich enw, teitl/rôl eich swydd, os yw’n berthnasol, ac enw eich sefydliad. Gellir defnyddio’r manylion hyn hefyd mewn cyhoeddiadau neu ddeunydd cyhoeddusrwydd eraill, oni bai eich bod yn rhoi gwybod i ni eich bod am iddynt gael eu dileu.

Efallai y byddwn yn cadw eich manylion cyswllt proffesiynol ac yn cysylltu â chi neu eich sefydliad i’ch gwahodd i gymryd rhan mewn ymgynghoriadau neu ddigwyddiadau eraill. Efallai y bydd angen i ni gysylltu â chi eto i drafod, os yw’n briodol, a allech chi ddarparu deunydd ychwanegol.

Cymryd rhan mewn swyddogaeth bersonol

Gall unrhyw wybodaeth a gyhoeddwn gynnwys eich enw ond nid eich manylion cyswllt. Os nad ydych am i’ch enw gael ei gyhoeddi, rhowch wybod i ni yn ysgrifenedig wrth anfon eich ymateb, fel y gellir golygu eich enw cyn ei gyhoeddi.

Ni fyddwn yn cysylltu â chi y tu hwnt i’ch cyfraniad mewn ymgynghoriad, arolwg neu ddigwyddiad ymgysylltu (a all gynnwys egluro neu drafod eich ymateb), oni bai bod gennym eich caniatâd i wneud hynny.

Am ba mor hir rydym yn cadw’r wybodaeth

Byddwn yn cadw ymatebion i ymgynghoriadau ac arolygon unigol am chwe blynedd. Os bydd eich manylion yn cael eu cyhoeddi fel rhan o ymateb yr ymgynghoriad, yna cedwir yr adroddiadau cyhoeddedig hyn am gyfnod amhenodol.

Eich hawliau

Mae gennych yr hawliau canlynol dros y wybodaeth sydd gennym amdanoch:

• i ofyn am fynediad i’ch gwybodaeth
• i ofyn i ni ddiweddaru, cwblhau neu gywiro eich gwybodaeth, os yw’n anghywir neu’n anghyflawn
• yr hawl i wrthwynebu i ni ddefnyddio eich gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau
• yr hawl i gyfyngu ar ein defnydd o’ch gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau.

Gallwch gysylltu â ni i arfer eich hawliau, neu i wneud cwyn ynglŷn â sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio drwy e-bostio

cais.gwybodaeth@ombwdsmon.cymru

Os ydych yn anhapus â’r ffordd rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

P’un a ydym yn ei rannu â thrydydd parti

Rydym yn defnyddio Survey Monkey ym aml ac efallai y byddwn yn defnyddio Snap Surveys i gasglu gwybodaeth ar ein rhan. Bydd yn cael ei nodi’n glir os ydym yn defnyddio Survey Monkey neu Snap Surveys. Bydd unrhyw ddata sy’n cael ei gasglu gan Survey Monkey ar gyfer Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn cydymffurfio â Fframwaith Preifatrwydd yr UE-UD.     Gallwch ddarllen eu Polisi Preifatrwydd fan hyn. Bydd unrhyw ddata sy’n cael ei gasglu gan Snap Surveys ar gyfer Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn cael ei storio ar weinyddion y DU. Gallwch ddarllen eu Polisi Preifatrwydd fan hyn.