1. Cyflwyniad
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio’r ffordd y byddwn ni (Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru) yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol pan fyddwch yn ymweld â’n swyddfa. Mae’n esbonio:
- Pa wybodaeth a gasglwn a pham
- Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth
- Eich hawliau diogelu data
2. Pa wybodaeth a gasglwn a pham
Pan fyddwch yn cyrraedd ein swyddfa ar gyfer ymweliad arfaethedig, bydd gofyn i chi ychwanegu eich enw, y sefydliad yr ydych yn dod ohono a dyddiad ac amser eich ymweliad yn ein llyfr ymwelwyr. Gofynnwn i chi ddarparu rhif cyswllt rhag ofn y bydd angen i ni gysylltu â chi tra byddwch ar y safle. Bydd gofyn i chi allgofnodi pan fyddwch yn gadael.
Ar hyn o bryd mae gennym fonitor tymheredd ar gyfer unrhyw un sy’n dod i’n swyddfa. Rhoddwyd hwn ar waith fel mesur i amddiffyn unrhyw un sy’n defnyddio ein swyddfa yn ystod y pandemig COVID-19. Gofynnwn i chi wirio eich tymheredd pan fyddwch yn mynd i mewn i’r adeilad. Dim ond eich tymheredd y mae’r monitor yn ei gofnodi ac nid yw’n casglu unrhyw ddata arall amdanoch chi.
Mae teledu cylch cyfyng (CCTV) ar waith o amgylch ein hadeilad at ddibenion diogelwch, felly mae’n bosibl y caiff delwedd ohonoch ei recordio.
Casglwn y wybodaeth hon yn ôl yr angen am resymau diogelwch a diogelwch. Rydym yn dibynnu ar Erthygl 6(1)(f) GDPR y DU, sy’n caniatáu i ni wneud hyn pan fo angen at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon.
Gallwch ddefnyddio ein Wi-Fi Gwestai yn ystod eich ymweliad. Byddwn yn rhoi’r cyfeiriad a’r cyfrinair i chi. Bydd cyfeiriad eich dyfais yn cael ei gofnodi a bydd cyfeiriad IP yn cael ei roi i chi tra byddwch yn ymweld â’n swyddfa. Rydym yn cofnodi gwybodaeth traffig am y safleoedd yr ymwelwyd â nhw, hyd a dyddiad anfon/derbyn. Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd yn dweud: “Ni ofynnwn i chi gytuno i delerau, dim ond i’r ffaith nad oes gennym unrhyw gyfrifoldeb na rheolaeth dros eich defnydd o’r rhyngrwyd tra byddwch ar y safle, ac ni ofynnwn i chi ddarparu unrhyw ran o’ch gwybodaeth i gael y gwasanaeth hwn.”
Pwrpas prosesu’r wybodaeth hon yw rhoi mynediad i’r rhyngrwyd i chi pan fyddwch yn ymweld â’n safle. Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu eich data personol yw erthygl 6(1)(f) o GDPR y DU, sy’n caniatáu i ni brosesu data personol pan fo angen at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon.
3. Pa mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth
Dim ond nes bod tudalen ymwelwyr y llyfr wedi’i chwblhau y byddwn yn cadw gwybodaeth ymwelwyr ac yna byddwn yn cael gwared ar y dudalen yn ddiogel 3 mis yn ddiweddarach.
Mae recordiadau teledu cylch cyfyng yn cael eu cadw am 30 diwrnod ac yna’n cael eu dileu’n awtomatig.
Rydym yn cadw gwybodaeth dyfeisiau symudol ar gyfer defnydd Wi-Fi Gwestai am 90 diwrnod.
Byddwn yn cadw’r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd ei hangen arnom a bydd hynny’n dibynnu ar ba ddefnydd a wneir ohoni. Darganfyddwch fwy am ba mor hir yr ydym yn cadw gwahanol gofnodion yn ein hamserlen cadw cofnodion.
4. Eich hawliau diogelu data
Gallwch ddarllen am eich hawliau diogelu data yn adran Gwybodaeth Gyffredinol ein hysbysiad preifatrwydd.