1. Byddwn ni’n sicrhau bod ein gwasanaeth ar gael i bawb.
Mae hyn yn golygu y byddwn ni’n gwneud y canlynol:
- Peidio â chodi ffi am ein gwasanaeth
- Canolbwyntio ar y cwsmer
- Deall eich anghenion
- Eich arwain chi drwy’r broses gwyno
- Eich cyfeirio at sefydliad arall a all eich helpu, os yw’n briodol
2. Byddwn ni’n cyfathrebu’n effeithiol â chi.
Mae hyn yn golygu y byddwn ni’n gwneud y canlynol:
- Eich trin â chwrteisi, parch ac urddas
- Cyfathrebu â chi yn y ffordd a fyddai orau gennych os yw’n bosibl
- Egluro beth yw ein rôl ni
- Dweud wrthych beth allwn ei wneud a beth na allwn ei wneud
- Egluro ein proses ar gyfer trin cwynion
- Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi am sefyllfa eich cwyn ac amserlenni
- Sicrhau eich bod yn cael manylion cyswllt yr aelod o staff sy’n delio â’ch cwyn
- Darparu gwybodaeth gywir mewn iaith syml a chlir
3. Byddwn ni’n sicrhau y byddwch yn cael gwasanaeth proffesiynol gennym.
Mae hyn yn golygu y byddwn ni’n gwneud y canlynol:
- Sicrhau fod staff yn meddu ar yr wybodaeth, yr hyfforddiant a’r sgiliau perthnasol i benderfynu ar gwynion, neu’n gallu troi at gyngor proffesiynol addas.
- Delio â chwynion yn brydlon
- Darparu ffyrdd o gywiro unrhyw nam a welwn
- Hyrwyddo dysgu a gwelliannau ar lefel ehangach
- Cadw cofnodion cywir a chadw data’n ddiogel
- Rhannu gwybodaeth yn briodol pan fo angen
- Dilyn ein prosesau ar gyfer ystyried cwynion sy’n cael eu gwneud amdanom ni, yn ogystal â chydnabod ac ymddiheuro am unrhyw gamgymeriadau a wnaed gennym
- Ceisio defnyddio adborth i wella ein gwasanaeth
4. Byddwn ni’n deg wrth ddelio â chi.
Mae hyn yn golygu y byddwn ni’n gwneud y canlynol:
- Cydweithio â chi heb unrhyw wahaniaethu na rhagfarn
- Gwneud penderfyniadau ar sail y dystiolaeth berthnasol
- Egluro’r rhesymau dros ein penderfyniadau
- Egluro sut i herio ein penderfyniadau
- Egluro sut byddwn ni’n delio ag ymddygiad annerbyniol
5. Byddwn ni’n gweithredu mewn modd tryloyw.
Mae hyn yn golygu y byddwn ni’n gwneud y canlynol:
- Cyhoeddi manylion ein huwch aelodau staff a’r rheolau rydym yn eu dilyn
- Sefydlu gweithdrefnau i ddelio ag unrhyw wrthdaro buddiannau o ran trin cwynion
- Bod yn agored gyda chi am yr ymchwiliad
- Cyhoeddi’r gwersi a ddysgwyd o ganlyniad cwynion
- Darparu gwybodaeth am y ffordd rydym yn trin cwynion sy’n cael eu gwneud amdanom ni
- Egluro i chi beth allwn ei wneud os na fydd y corff yn gweithredu ein hargymhellion
Yn y daflen ffeithiau hon, rydym yn esbonio sut byddwn yn cyfathrebu â chi yn unol â’n Safonau Gwasanaeth.